Einkenni og árangur ólíkra fundarforma: staðfunda, fjarfunda og blandaðra funda

Útdráttur

Markmiðið er að prófa réttmæti og áreiðanleika mælitækis til að meta einkenni og árangur funda, bæði í hagnýtum og fræðilegum tilgangi og samtímis gefa innsýn í einkenni árangursríkra funda eftir fundarformi. Hugsmíðarréttmæti og áreiðanleiki mælitækis eru prófuð og vísbendingar um einkenni fengin með því að bera saman lykileinkenni og árangur staðfunda, fjarfunda og blandaðra funda og greina hvað einkennir fundarformin þrjú og árangur þeirra. Hentugleikaúrtak var tekið meðal háskólanema á meistarastigi og í opnu snjóboltaúrtaki á samfélagsmiðli. Rafræn könnun var lögð fyrir í febrúar 2022 og byggja niðurstöður á svörum 289 þátttakenda. Einkenni funda eru hér, samkvæmt niðurstöðu þáttagreiningar og áreiðanleikaprófunar, flokkuð í fjóra yfirþætti: undirbúning, fundaraðstæður, framkvæmd og skipulag. Styrkleikar og veikleikar þriggja fundarforma eru greindir með samanburði og tengsl einkenna við árangur eru greind með fylgni- og aðhvarfsgreiningu. Þátttakendur upplifa fjarfundi og staðfundi álíka árangursríka, en blandaða fundi árangursminni. Framkvæmd funda hefur sterkasta fylgni við mat á árangri funda, óháð fundarformi. Fjarfundir hafa ýmsa mikilvæga yfirburði varðandi framkvæmd, skipulag og undirbúning en blandaða fundarformið ýmsa veikleika í framkvæmd, fundaraðstæðum og skipulagi. Jákvæð einkenni fjarfunda birtast í skýrri markmiðssetningu, betur virtum tímamörkum og faglegri undirbúningi, s.s. eins og í formi dagskrár, fundarstjóra og upplýsingamiðlunar fyrir fundi. Samskipti fara meira út fyrir efni fundar á staðfundum, en þátttakendur upplifa þó virkari hlustun á þeim en á öðrum fundum. Niðurstöður benda til þess að fjarfundir séu ákjósanlegur kostur þegar þarf skilvirka úrlausn og ákvörðunartöku, og þegar ná þarf fleira fólki saman. Staðfundir eru þó enn mikilvægir til að byggja upp og viðhalda tengslum og þar sem þátttakendur virðast upplifa virkari hlustun í því fundarformi. Huga þarf vel að framkvæmd og fundaraðstæðum á blönduðum fundum, þ.m.t. að tæknimálum og hljóðvist, en einnig leitast við að koma í veg fyrir að þátttakendur upplifi sig afskipta.